Faciliteren van vergaderingen en workshops

In organisaties gaat heel wat tijd uit naar vergaderingen en werkoverleg. Vaak verlopen vergaderingen echter weinig efficiënt, wordt er nodeloos uitgeweid, worden er geen knopen doorgehakt, komt men niet tot concrete acties/resultaten…

Faciliteren … wablief ?!

De term faciliteren verwijst etymologisch naar “vergemakkelijken”. Door een vergadering of workshop te faciliteren “vergemakkelijk” je als voorzitter/moderator dat er inbreng komt uit het héle team of de héle deelnemersgroep zodat je op een efficiënte en effectieve manier tot (een gedragen) resultaat komt. Faciliteren kan ingezet worden in verschillende contexten: vergaderingen, werkoverleg, workshops, verandertrajecten, … Een andere term die vaak gebruikt wordt voor een facilitator is een procesbegeleider.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Een degelijke voorbereiding is een gedeelde verantwoordelijkheid van voorzitter (“facilitator”) én deelnemers. Diverse agendapunten vereisen een stuk achtergrondinformatie. Het vooraf doornemen van deze informatie maakt dat een agendapunt efficiënter kan behandeld worden. Zo kom je sneller tot de fundamentele discussie die leidt tot een duidelijke beslissing.

Een duidelijke agenda als sturingstool naar resultaat

Een belangrijk deel van de voorbereiding is het opmaken van de agenda. Dit gaat verder dan het inventariseren van agendapunten.

Enkele tips:

• Geef voor elk agendapunt het beoogde doel aan. Is het je bedoeling om te informeren, te consulteren of wil je een participatieve beslissing ? Door hierover vooraf duidelijk te zijn, hou je focus richting het beoogde resultaat.
• Kader telkens jouw rol als voorzitter/facilitator voor het betreffende agendapunt. Bvb. tijdens een discussie kan je zelf als facilitator ook een mening inbrengen ofwel je louter focussen op het proces zonder je te mengen in de inhoud. In het laatste geval ben je een “neutrale facilitator”. Door je rol helder te stellen creëer je transparantie naar de deelnemers. Een veel voorkomende valkuil is immers dat er toch gestuurd wordt ondanks het feit dat een workshopthema of agendapunt als participatief wordt neergezet.
• Denk vooraf na over een methodiek/aanpak om het agendapunt te faciliteren. Door een doordachte aanpak kom je sneller tot resultaat. Er bestaan ontzettend veel methodieken/werkvormen die je kan inzetten, afhankelijk van het doel dat je wil bereiken (bvb. brainstorm in al zijn varianten, prioritiseringsmethodieken (voting, sticker, cost benefit…), SWOT, De Bono, … en vele andere). Belangrijk is dat de methodiek is afgestemd op het beoogde doel en de deelnemersgroep. De komende weken delen we graag een aantal handige methodieken/tools!

De lens van de facilitator: 3 P’s Een facilitator beweegt zich in 3 P’s met name: product, procedure en proces.

Product staat voor het inhoudelijke luik: over wat gaat de inhoudelijke discussie, wat zijn argumenten en ideeën, tot welke conclusies en beslissingen komen we ?

Procedure staat voor de “harde kant” van het overleg: de timing, de agenda, de methodiek of tool die wordt ingezet (bvb. brainstorm, rondje, discussie, …)

Met proces wordt verwezen naar de “zachte kant” van een facilitatie: hoe verloopt de interactie en communicatie in de groep ? Hoe verloopt de groepsdynamiek ?

Een getrainde facilitator weet zich vlot te bewegen in de 3 P’s. In volgende blogs gaan we dieper in op de 3 P’s.

Intensio geeft een training over faciliteren van vergaderingen en workshops